INTERNÍ OHLAŠOVACÍ SYSTÉM
Postup pro uplatnění stížností
Pro ohlášení stížností byl zřízen interní ohlašovací systém, který je využíván i v rámci splnění Evropského nařízení Whistleblowing. Termínem whistleblowing označujeme situaci, kdy osoba upozorní na nekalé, neetické nebo nezákonné jednání.
Zároveň je možné podávat stížnosti v oblasti lidských práv, životního prostředí nebo neetických obchodních praktik.
Oznamování porušení je stále více uznávaný nástroj pro prevenci a odhalování protiprávního jednání, včetně korupce a podvodů, jehož smyslem je přispívat k včasnému odhalování tohoto jednání a předcházení s ním spojeným negativním důsledkům.
Je zřízen také vnější oznamovací systém u Ministerstva spravedlnosti – v případě, že zaměstnanci nedůvěřují vnitřnímu systému. https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
Jako zodpovědné osoby za řešení stížností byli jmenování Simona Formánková a David Tomášek. Ti jsou zodpovědní za fungování systému a za vyřizování ohlášení/stížností v zákonem stanovených lhůtách.
Ohlášení je možné podat anonymně přes odkaz na webových stránkách.
V případě, že oznamovatel nahlásí vědomě nepravdivé informace, takové jednání může být sankcionováno.
K ohlášení bude přiřazeno číslo případu, na základě kterého je možné vidět, v jaké fázi vyřízení případ je. Slouží také jako potvrzení odeslání oznámení, jako komunikační nástroj a případné doplnění informací mezi oznamovatelem a řešitelem.
Každé ohlášení musí být vyřešeno ve lhůtě 30-ti dnů. Ve složitých případech je možné prodloužit lhůtu dvakrát. V případě závažných oznámení je navázána spolupráce s externí právnickou společností.
Oznamovatel obdrží vyjádření o prošetření/vyřešení případu.
Evidence a uchovávání oznámení
Příslušná osoba a ministerstvo jsou povinny v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:
- a) datum přijetí oznámení,
- b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
- c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
- d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek. – po dobu 5 let
GDPR
Ze zákona je společnost povinna chránit osobní údaje oznamovatele a nahlášené osoby, která je údajně odpovědná za porušení nebo hrozící porušení. BEKO uplatňuje takové postupy, aby předáním údajů týkajících se oznámení nedošlo k odhalení totožnosti oznamovatele nebo nahlášené osoby, ledaže je zveřejnění vyžadováno v souvislosti s dalším vyšetřováním nebo následným soudním řízením anebo oznamovatel porušení nebo hrozícího porušení udělí ke zveřejnění svých osobních údajů výslovný souhlas. Zároveň je osoba chráněna před represemi. S osobními údaji je nakládáno jako s jinými dohledovými informacemi důvěrné povahy.
Společnost BEKO Engineering spol. s r o.uchovává záznamy, zápisy a přepisy oznámení činěných osobně v důvěrném a zabezpečeném systému, přičemž přístup k údajům z tohoto systému mají pouze odpovědní zaměstnanci.
V rámci hodnocení systému bezpečnosti informací se hodnotí i interní ohlašovací systém. Na základě výsledků hodnocení může dojít k opravě chyb nebo vylepšení systému.