Whistleblowing systém EWA

Dle zákona č. 171/2023 Sb. O ochraně oznamovatelů (whistleblowing) byl zřízen interní zabezpečený ohlašovací systém EWA.

Termínem whistleblowing označujeme situaci, kdy osoba upozorní na nekalé, neetické nebo nezákonné jednání. Oznamování porušení je stále více uznávaný nástroj pro prevenci a odhalování protiprávního jednání, včetně korupce a podvodů, jehož smyslem je přispívat k včasnému odhalování tohoto jednání a předcházení s ním spojeným negativním důsledkům.

Jaké jednání je možné oznámit?

  • Trestný čin
  • Přestupek (s horní sazbou pokuty alespoň 100 000 Kč)
  • Jednání porušující ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů
  • Jednání porušující jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie ve vybraných oblastech, např:
    - zadávání veřejných zakázek
    - ochrana životního prostředí
    - ochrana osobních údajů,…

Kdo může oznámení podat?

Všichni zaměstnanci společnosti BEKO Engineering spol. s r. o. a třetí strany, které se společností spolupracují.

Způsoby oznámení

Dle zákona č. 171/2023 Sb. O ochraně oznamovatelů je povinnost společnosti s více než 50-ti zaměstnanci zřídit ohlašovací systém a umožnit několik způsobů podání oznámení:

  1. prostřednictvím formuláře (tlačítko PODAT HLÁŠENÍ níže) s možností připojení souboru
  2. telefonické oznámení přímo řešiteli společnosti tel. 725 975 793
  3. oznámení dle předem sjednané osobní schůzky

V případě nedůvěry internímu systému, je zřízen také vnější oznamovací systém u Ministerstva spravedlnosti - https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/

Aplikace umožňuje zaslat ohlášení i anonymně, tedy bez identifikačních údajů. Toto ohlášení však nepodléhá zákonu č. 171/2023 Sb. O ochraně oznamovatelů a je nutné ho pouze evidovat, nikoliv v zákonné lhůtě vyřešit.

Příslušné osoby

Jako zodpovědné osoby za řešení ohlášení byli jmenování Simona Formánková a David Tomášek. Ti jsou zodpovědní za fungování systému a vyřizování ohlášení/stížností v zákonem stanovených lhůtách.

Doplňující informace

V případě, že oznamovatel nahlásí vědomě nepravdivé informace, takové jednání může být sankcionováno.

K ohlášení bude přiřazeno číslo případu, na základě kterého je možné vidět, v jaké fázi vyřízení případ je. Slouží také jako potvrzení odeslání oznámení, jako komunikační nástroj a případné doplnění informací mezi oznamovatelem a řešitelem. Oznamovatel zde obdrží také vyjádření o prošetření/vyřešení případu.

Každé ohlášení musí být vyřešeno ve lhůtě 30-ti dnů. Ve složitých případech je možné prodloužit lhůtu dvakrát. V případě závažných oznámení je navázána spolupráce s externí právnickou společností případně jinou (ne)státní institucí.

Evidence a uchovávání oznámení

Příslušná osoba a ministerstvo jsou povinny v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

  1. datum přijetí oznámení,
  2. jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
  3. shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
  4. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek. – po dobu 5 let

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Ze zákona je společnost povinna chránit osobní údaje oznamovatele a nahlášené osoby, která je údajně odpovědná za porušení nebo hrozící porušení. BEKO Engineering spol. s r. o. uplatňuje takové postupy, aby předáním údajů týkajících se oznámení nedošlo k odhalení totožnosti oznamovatele nebo nahlášené osoby, ledaže je zveřejnění vyžadováno v souvislosti s dalším vyšetřováním nebo následným soudním řízením anebo oznamovatel porušení nebo hrozícího porušení udělí ke zveřejnění svých osobních údajů výslovný souhlas. Zároveň je osoba chráněna před represemi. S osobními údaji je nakládáno jako s jinými dohledovými informacemi důvěrné povahy.

Společnost BEKO Engineering spol. s r o. uchovává záznamy, zápisy a přepisy oznámení činěných osobně v důvěrném a zabezpečeném systému, data jsou šifrovaná a přístup k údajům z tohoto systému mají pouze odpovědní zaměstnanci.